HOSCO HMS - Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp - MasterPro

HOSCO HMS – Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp

Cập nhật lần cuối Thứ Bảy, 18/12/2021

Nội dung bài viết

Phần mềm quản lý khách sạn

Trong bối cảnh cách mạng công nghệ bùng nổ, việc ứng dụng những phát minh cải tiến vào hoạt động, sản xuất kinh doanh đã trở thành một trong những nhu cầu tất yếu. Và nói riêng trong lĩnh vực quản lý khách sạn cũng không ngoại lệ với sự ra đời của các phần mềm quản lý khách sạn, quản lý thông minh và thu được hiệu quả nhất định. Hệ thống hiện đại chuyên nghiệp của phần mềm đã giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Chức năng phần mềm quản lý khách sạn HOSCO HMS

Quản lý nghiệp vụ

Một trong những chức năng phần mềm quản lý khách sạn phải đảm bảo là buộc đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ trong khách sạn như: lễ tân, đặt phòng, đến các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh và cả các nghiệp vụ như quầy bar, bán hàng, spa, nhà hàng,… Nhưng gần như hiệu quả trong việc quản lý vẫn chú trọng nhất trong hoạt động của bộ phận lễ tân. Bởi vì lễ tân cũng giống như “mặt tiền” của khách sạn, chịu trách nhiệm chính trong việc trao đổi trực tiếp với khách hàng.

Một phần mềm quản lý khách sạn thông minh sẽ giúp giảm bớt “gánh nặng” công việc cho nhân viên lễ tân, cho phép họ dễ dàng thực hiện các thao tác thủ tục check-in, check-out , đáp ứng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

phần mềm quẩn lý khách sạn

Quản lý đặt phòng

Ngày nay khi muốn đặt phòng mọi người thường có xu hướng sẽ book trực tiếp từ website trực tuyến về du lịch hay qua chính trang web của khách sạn đó hoặc phần mềm du lịch. Thế nên khi thiết kế phần mềm chủ đầu tư cũng cần quan tâm để khả năng xử lý đặt phòng của phần mềm để đạt được những hiệu quả cao.

Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn sẽ được tích hợp tính năng vượt trội trong việc xử lý việc đặt phòng theo cá nhân,theo nguồn, hay từ các đại lý du lịch, doanh nghiệp hoặc các trang web đặt phòng trực tiếp mà khách sạn hợp tác.

Quản lý điều hành

Đúng như với tên gọi của nó “phần mềm quản lý khách sạn”, quản lý là nhiệm vụ, chức năng chính của toàn hệ thống. Nó là “cánh tay đắc lực” giúp các nhà đầu tư có thể kiểm soát và quản lý công việc của khách sạn logic và hiệu quả nhất. Điều quan trọng nó còn giúp họ dễ dàng nắm bắt được mọi tình hình, trạng thái khách sạn trong thời gian cụ thể như: trạng thái phòng, tình hình khâu dọn dẹp phòng, ý kiến khách hàng,… Tính năng quản lý này còn giúp người dùng kiểm tra, nắm rõ tình hình tài chính, thu – chi, quản lý kho, vật tư,…

phần mềm quản lý khách sạn

Phương thức thanh toán, hóa đơn

Chức năng tạo hóa đơn và thanh toán là điều buộc phải có trong hệ thống PMS. Ngày nay có rất nhiều phương thức thanh toán mà khách hàng có thể sử dụng như: tiền mặt, thẻ tín dụng,… nên do đó phần chức năng cần được phải cập nhật tiếp nhận với các phương thức đó.

Tổng hợp và báo cáo

Số lượng công việc và hoạt động trong từng khâu bộ phận của khách sạn thường khá đa dạng. Với khối lượng thông tin quá nhiều, người quản trị sẽ phải mất khá nhiều thời gian để kiểm tra và theo dõi tiến độ công việc. Vì vậy, mục đích trong phần mềm phải có tính năng tổng hợp và báo cáo được hình thức dưới dạng form tiêu chuẩn, vừa đơn giản lại vừa khoa học, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và đưa ra những hướng điều chỉnh đúng đắn kịp thời khi cần thiết, hoặc các chiến lược quảng bá, truyền thông hiệu quả.

Tương thích với các hệ thống thiết bị trong khách sạn

Tùy theo quy mô, cơ sở vật chất của khách sạn mà sẽ được lắp đặt các hệ thống từ cơ bản đến hiện đại như: máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, Door lock, hệ thống bán hàng tự động,… Để đảm bảo tốt trong quá trình vận hành, thì phần mềm quản lý phải có chức năng tích hợp và liên kết với các phần cứng hoặc phần mềm khác.

**Lợi ích phần mềm quản lý khách sạn HOSCO HMS**

Nâng cao sức cạnh tranh

Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nỗi “ám ảnh” lớn nhất đến mỗi khách sạn đó là không bán được phòng. Để tích cực chạy đua tăng cơ hội bán phòng, bạn sẽ phải vào từng kênh đăng bán cũng như đóng phòng. Điều đó vô cùng mất công sức và tốn thời gian. Nhưng thay vào đó với một phần mềm quản lý hotel có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết được các vấn đề này một cách triệt để.

Với phương thức này bạn có thể dễ dàng đăng bán phòng trên tất tất cả các kênh chỉ với một cái click chuột. Cơ chế hệ thống sẽ tự động cập nhật số phòng trống và đăng tải trên các kênh cách nhanh nhất. Đây cũng là một trong những lợi thế để khách sạn của bạn có đủ sức cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý hiệu quả

Đối với việc kinh doanh khách sạn một trong những yếu tố hàng đầu để giữ chân khách hàng đó là vấn đề sạch sẽ. Điều đó cho thấy việc quản lý khâu buồng phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mặc dù vậy theo nghiên cứu những nhân viên buồng phòng thường phải mất 10-15% thời gian chỉ để kiếm số phòng cần dọn dẹp, tránh tình trạng nhầm lẫn gây phiền hà cho khách.

Và đó là một sự lãng phí không cần thiết. Nhưng với phần mềm quản lý khách sạn, nhân viên sẽ có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng (sạch hay bẩn), phòng nào cần vệ sinh cũng như nhân viên nào sẽ phụ trách việc đó,…

Bên cạnh đó, người quản lý không phải lúc nào cũng luôn có mặt túc trực tại khách sạn. Họ đôi khi phải đi công tác hay có những việc bận riêng. Phần mềm quản lý khách sạn luôn tích hợp tính năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng được những nhu cầu này. Nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào (smartphone, laptop, máy tính bảng…) chỉ cần có kết nối internet. Dù ở bất cứ đâu, vẫn có thể nắm bắt được tình hình khách sạn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định suôn sẻ.

Kiểm soát cân bằng tài chính với phần mềm quản lý khách sạn

Với sự hỗ trợ ưu việt từ phần mềm, năng suất lao động của nhân viên sẽ được tăng cao. Mặt khác cũng sẽ có nhiều công việc thủ công được loại bỏ. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ có thể cắt giảm được phần nào nhân sự, giảm bớt phần nào chi phí cho nhân công. Có thể thấy, phần mềm là một khoản chứng thực đầu tư mang lại nhiều lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp cân bằng tài chính hiệu quả.