5 Rủi Ro thường gặp khi quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng

Cập nhật lần cuối Thứ Năm, 11/04/2024

Kinh doanh vật liệu xây dựng là lĩnh vực kinh doanh có nhiều triển vọng phát triển. Do đây là những sản phẩm tất yếu cần có trong mỗi gia đình. Song do đặc thù là lĩnh vực có nhiều mặt hàng to nhỏ, giá trị kích thước khác nhau nên các cửa hàng vừa và lớn kinh doanh sản phẩm này thường gặp phải nhiều rủi ro khi quản lý cửa hàng. Dùng Excel có phù hợp trong quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng hay không?

Nội dung bài viết

Quản lý kho hàng và hàng tồn kho

Mất thời gian, công sức

Để lưu trữ thông tin sản phẩm cũng như tình trạng kho hàng, bạn sẽ vô cùng mất thời gian khi ngồi nhập dữ liệu từng mã hàng, đơn hàng. Tất cả phải lưu thành sheet riêng hoặc file riêng, mỗi lần tìm kiếm sẽ vô cùng mất thời gian.

Dung lượng các file Excel này sẽ khá lớn nếu bạn có quá nhiều mã hàng hoặc danh sách khách hàng lớn, mỗi khi mở file để thao tác có thể đơ máy, mất dữ liệu vì chưa kịp lưu thông tin.

Gây ra tình trạng thiếu hụt và dễ nhầm lẫn

Đối với mặt hàng vật liệu xây dựng, nếu kiểm soát không kỹ càng tồn kho có thể gây ra tình trạng thiếu hụt mà không kịp theo dõi để nắm bắt tình hình và nhập kho, sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu cũng như uy tín của cửa hàng.

Do nhiều mặt hàng, chủ kinh doanh thường đặt ở nhiều nơi, do đó nếu muốn quản lý một cách tập trung, có hệ thống trong cùng một cửa hàng bằng file Excel sẽ vô cùng bất tiện. Ví dụ, sắt để ở kho A, thép để ở kho B, ngày hôm nay kho A nhập từng này, kho B xuất từng kia, thì việc tập hợp số liệu cùng một file Excel cũng vô cùng mất thời gian.

Đặc biệt, hàng hóa nhập vào thường là số lượng lớn, nhưng khi bán ra lại là số lượng nhỏ, đơn vị tính khác nhau, do đó việc theo dõi số lượng hàng hóa trong kho bằng file Excel nếu không kỹ càng và chi tiết rất dễ nhầm lẫn. Ví dụ: khi mua tôn, các chủ kinh doanh thường nhập bằng kilogam, nhưng bán ra theo mét, hoặc sắt cũng mua theo kg nhưng lại bán theo cây một…

Không kiểm soát được hàng hóa thất thoát

Nguy cơ thất thoát hàng hóa cao

Theo thống kê, sử dụng sổ sách hoặc Excel có thể dẫn đến thất thoát từ 30 – 50% hàng hóa.
Nhân viên dễ dàng gian lận do Excel không có khả năng phân quyền và theo dõi lịch sử thao tác.

Khó khăn trong việc kiểm tra

Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trong Excel tốn nhiều thời gian nên khó xác định người chịu trách nhiệm cho việc thất thoát do thiếu lịch sử thao tác.

Dễ xảy ra sai sót

Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót trong dữ liệu.
Dễ dàng sửa đổi dữ liệu để che giấu gian lận.

Không có báo cáo doanh thu chi tiết

Khó khăn trong tính toán chi phí:

Sử dụng nhiều hàm và cấu trúc phức tạp trong Excel để tính toán chi phí giá vốn và doanh số dẫn đến nguy cơ sai sót cao do tính toán thủ công, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Báo cáo hạn chế:

Báo cáo chỉ được tổng hợp vào cuối tuần, cuối tháng hoặc cuối kỳ, không theo dõi được chi tiết hoạt động kinh doanh gây khó khăn trong việc phân tích chi phí hàng hóa, lợi nhuận, các chi phí phát sinh … để điều chỉnh kịp thời.

Thiếu tính linh hoạt:

Chủ kinh doanh cần túc trực tại cửa hàng để theo dõi chi tiết hoạt động kinh doanh gây nhiều bất lợi và thiếu tính linh hoạt.

Sai sót trong quản lý công nợ

Khối lượng dữ liệu lớn

Do đặc thù kinh doanh vật liệu xây dựng, số lượng hàng hóa mua bán thường rất lớn nên tình trạng khách hàng nợ thanh toán, hoặc thanh toán nhiều lần trên một hóa đơn là vô cùng bình thường khiến việc ghi chép rất tôn thời gian và công sức.

Rủi ro sai sót cao

Việc ghi chép thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong dữ liệu gây hó khăn trong việc theo dõi và quản lý công nợ, thanh toán của khách hàng.

Không ít khách hàng mua bổ sung số lượng vật liệu, nên việc quản lý lịch sử giao dịch, công nợ nhập bằng tay vào Excel không chính xác sẽ gây tổn thất không nhỏ.

Thiếu tính tự động hóa

Việc tạo báo cáo thống kê, phân tích dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và công sức gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công trình và dự án.

Khó khăn trong việc mở rộng

Sử dụng phương pháp quản lý thủ công và quản lý dữ liệu không hiệu quả gâ khó khăn trong việc hợp tác với các đối tác và mở rộng quy mô kinh doanh

Ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh

Sai sót trong quản lý công nợ có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho doanh nghiệp
Việc quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến việc mất khách hàng do dịch vụ kém.

Bị đánh cắp thông tin dữ liệu

File Excel được lưu trên máy tính có thể bị virus tấn công, dẫn đến hư hỏng hay việc tải qua tải lại file giữa các máy tính có thể dẫn đến lỗi file, gây mất dữ liệu.
Nếu máy tính của bạn bị ngắt điện, lỗi ổ cứng hoặc lỗi phần mềm đột ngột khi đang sử dụng có thể khiến bạn mất toàn bộ dữ liệu cửa hàng.
Cửa hàng có thể bị mất thông tin liên lạc, giá cả, điều khoản thanh toán của nhà cung cấp cũng như mất thông tin về số lượng, giá cả, mô tả của sản phẩm. Không chỉ thế, cửa hàng sẽ mất dữ liệu về doanh số, lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh và toàn bộ thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, sở thích của khách hàng.
File Excel cũng dễ dàng bị sao chép, đánh cắp bởi những kẻ có ý đồ xấu để mạo danh cửa hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận.

Việc lưu trữ dữ liệu bằng file Excel có thể tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng chuyên nghiệp và áp dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình.

MASTER PRO – Giải pháp hữu hiệu cho quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng

Dễ dàng trong quản lý hàng hoá

Phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng cho phép nhập hàng hóa theo nhiều đơn vị tính như: cây – kg, cuộn – mét dài, số tấm, …
Quản lý danh mục, phân nhóm hàng hóa theo loại sản phẩm, giá cả, thương hiệu
Cập nhật thông tin hàng hóa tức thời ở mọi lúc, mọi nơi.
Tự động cập nhật số lượng hàng hóa mỗi khi có thao tác giao dịch, tránh hiện tượng chênh lệch số liệu và nhầm lẫn giữa các mặt hàng

Quản lý bán hàng theo đơn hàng

Phần mềm quản lý phiếu đặt hàng xuất: Thông tin về hàng hóa và khách hàng,, tiền thuế VAT, tiền đặt cọc khách hàng, …
Chức năng quản lý phiếu bán hàng: Theo dõi tiền đặt cọc của khách hàng, theo dõi công nợ cũ của khách, kỳ hạn thanh toán, kiểm tra giới hạn công nợ…
Chức năng quản lý phiếu nhập trả hàng
Bán hàng, trả hàng bằng đầu đọc mã vạch
Hỗ trợ bán hàng công trình, bán hàng dân dụng
Chức năng quản lý phiếu thu tiền: Phiếu thu tiền sẽ lưu trữ tất cả các thông tin như khách hàng, lý do thu, tổng cộng tiền thu,…
Quản lý mua hàng theo nhà cung cấp
Phần mềm quản lý phiếu đặt hàng nhập: Thông tin về hàng hóa và nhà cung cấp, tiền thuế VAT,…
Quản lý phiếu nhập: Phiếu lưu thông tin về thuế VAT, kỳ hạn thanh toán, tổng tiền giảm giá …
Chức năng quản lý phiếu xuất trả hàng
Chức năng quản lý phiếu chi tiền: Phiếu chi tiền sẽ lưu trữ tất cả các thông tin đã chi như nhà cung cấp, lý do chi, tổng cộng tiền chi, hình thức thanh toán: tiền mặt – chuyển khoản,..

Bán hàng nhanh chóng

Lưu thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng của khách
Tự động tính chiết khấu theo các chương tình khuyến mại, coupon
Hỗ trợ thanh toán nhiều hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, QR code…

Quản lý Kho hàng chặt chẽ

Có thể tùy chỉnh chọn các kho, chuyển từ kho này sang kho kia.
Tính năng định nghĩa các loại xuất kho và nhập kho.
Phân hệ quản lý kho hàng giúp các nhà quản lý tối ưu lại bài toán tồn kho.
Tự động hiển thị hàng tồn khi xuất bán.

Tích hợp quản lý khách hàng

Quản lý quản lý thông tin chi tiết liên quan đến khách hàng như số điện thoại, ngày sinh của khách và địa chỉ của khách.
Quản lý hồ sơ giao dịch của khách hàng hay phân loại khách hàng theo các tiêu chí.
Phần mềm giới hạn công nợ hay thống kê công nợ đầu kỳ, phát sinh công nợ trong kỳ hay công nợ cuối kỳ, cảnh báo công nợ khách hàng.

Quản lý nhân viên bán hàng

Quản lý tích điểm cho nhân viên
Quản lý thông tin nhân viên, chức vụ, mức lương,
Quản lý ca làm việc của nhân viên, ngày công thực tế, ngày nghỉ.
Bài toán nhân sự kết hợp với bài toán ngân hàng được lược giúp một cách dễ dùng nhất.

Hệ thống báo cáo động linh hoạt, trực quan và tập chung

Việc áp dụng báo cáo động giúp Chủ cửa hàng tra cứu thông tin một cách chính xác, nhanh hơn theo đặc thù tính chất của cửa hàng.
Đưa những thuật toán phân tích kinh tế vào một số báo cáo chính, giúp chủ cửa hàng định hình được tình trạng kinh doanh, đồng thời có số liệu chính xác để điều chỉnh kinh doanh.