Theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78, Nghị định 123, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ KD bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 07/2022.
14 nội dung cần có trên hoá đơn điện tử
Tuy nghị định đã được ra đời vào năm 2022 nhưng cho đến nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ bản chất, hình thứ hoá đơn điện tử là gì. Hay chưa tìm hiểu về những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử. Trong bài viết này, MasterPro sẽ cung cấp đến bạn những nội dung quan trọng cần có trên hoá đơn điện tử mới nhất năm 2023.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
1.2 Phân loại hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử
Căn cứ vào nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông từ 78/2021/TT-BTC, nội dung cần có trên hóa đơn điện tử bao gồm:
2.1 Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Có các loại tên hoá đơn như:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu
Hóa đơn bán hàng tài sản công
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Tem, vé, thẻ.
Ký hiệu hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo quy định của Bộ Tài Chính tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.2 Tên liên hóa đơn
Tên liên hóa đơn được áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Có 3 liên trong mỗi số hoá đơn:
Liên 1: Lưu;
Liên 2: Giao cho người mua;
Liên 3: Nội bộ.
2.3 Số hóa đơn
Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 08 chữ số (99 999 999), bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.
Hóa đơn được lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng 1 số ký hiệu và mẫu số hóa đơn. Đối với trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn có sẵn trên hóa đơn.
Trong trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng số thứ tự tăng dần từ bé đến lơn. Mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
2.4 Thông tin của người bán
Hóa đơn điện tử phải thể hiện được các thông tin của bên bán bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại các loại giấy như:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
…
2.5 Thông tin người mua
Tương tự như người bán, Hóa đơn điện tử có các thông tin của bên mua bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế.
a. Bên mua là doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh có mã số thuế: nội dung sẽ tương tự như bên thông tin người bán
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”,… nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin từ số nhà, tên đường đến tên thành phố, tỉnh.
b. Bên mua không có mã số thuế
Nếu là khách hàng cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
Nếu khách hàng là người nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất cảnh của khách hàng.
2.6 Các thông tin về hàng hoá, dịch vụ
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
– Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt.
Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại
Nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa theo pháp luật yêu cầu.
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: Tấn, tạ, yến, kg, mg,…)
Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
– Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
– Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Ngoài những nội dung trên, hoá đơn điện tử còn cần có các mục sau:
Thành tiền chưa có thuế, giá trị gia tăng,
Thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất,
Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng,
Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Chú ý:
Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không.
2.7 Chữ ký người bán và người mua
Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Bên cạnh đó, cũng có nhiều trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này.
2.8 Thời điểm lập hoá đơn
Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo Điều 9 Nghị định 123 và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
2.9 Thời điểm ký số trên hóa đơn
Là thời điểm bên bán, bên mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm ký số hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký hóa đơn khác nhau thì vẫn hợp lệ hợp pháp.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
2.10 Mã của cơ quan thuế
Đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì phải thể hiện mã theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.11 Phí và lệ phí
Thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
2.12 Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
2.13 Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
– Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
– Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ. Bên bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
+ Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
+ Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
Lưu ý: Trong một số trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung bắt buộc như trên.
2.14 Nội dung khác
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ – cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.
Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
3. Giải pháp hoá đơn điện tử toàn diện MasterPro
Với trên 10+ năm kinh nghiệm cung cấp đến các nhà bán lẻ, bán sỉ, nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệm. MasterPro tự tin sẽ đem lại cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi sử dụng Giải pháp hoá đơn điện tử phù hợp với xu thế số hoá, hiện đại hoá hiện nay.
Giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử MasterPro sẽ đem lại cho quý khách hàng rất nhiều ưu điểm như:
Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản, chuyển phát hóa đơn chứng từ.
HĐĐT có thể liên kết với hệ thống phần mềm kế toán và hệ thống bán hàng, thuận tiện việc xuất hóa đơn.
Dễ dàng kết xuất dữ liệu phục vụ nhu cầu báo cáo thống kê về doanh thu, hàng hóa của doanh nghiệp.
Giảm rủi ro mất hoặc thất lạc hóa đơn, cháy hỏng hóa đơn và các khoản phạt liên quan…
Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại Khoản 1 Điều 10 Thông tư số 78/2021/BTC theo Thông báo số 557/TB-TCT ngày 18/11/2021 của Tổng cục Thuế.
Không những vậy, khách hàng còn có thể tích hợp giải pháp phần mềm MasterPro tích hợp App mobile và các bên thứ 3 vào giải pháp hoá đơn điện tử, giúp tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp một cách đáng kể.
