Cách xây dựng và quản lý hệ thống phân phối hiệu quả

Cập nhật lần cuối Thứ Tư, 26/07/2023

Xây dựng hệ thống phân phối đóng vai trò quan trọng giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và bền vững hơn. Tuy nhiên, để xây dựng và quản lý kênh phân phối hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian, công sức và nguồn nhân lực.

Nội dung bài viết

Hệ thống phân phối là gì?

Hệ thống phân phối được hiểu là một mạng lưới được doanh nghiệp tạo dựng lên với mục đích giám sát hàng hóa từ nhà sản xuất đến các đại lý, nhà bán lẻ. Nhưng đích cuối cùng của hệ thống vẫn là đến tay người tiêu dùng.

Hệ thống phân phối bao gồm nhiều yếu tố tạo thành: Xây dựng, quản lý và quy trình thực hiện với những mắt xích từ nhà cung cấp nguyên liệu, đóng gói, lưu trữ, quản lý hàng tồn kho. Xây dựng chuỗi cung ứng, hậu cần và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Dựa vào nguồn lực và quy mô của doanh nghiệp thì hệ thống phân phối có thể được xây dựng khác nhau về cấu trúc và quy mô. Khi xây dựng hệ thống cần lưu ý đến những yếu tố quan trọng như nhu cầu của người tiêu dùng, trải nghiệm của khách hàng, cấu trúc sản phẩm và khả năng phổ biến của sản phẩm.

Hệ thống phân phối

Chức năng của hệ thống phân phối

Tại sao cần phải xây dựng hệ thống kênh phân phối? Cùng tìm hiểu chức năng của hệ thống quản lý phân phối để hiểu rõ lợi ích mà nó mang lại nhé!

Tối ưu chi phí hiệu quả

Việc xây dựng một hệ thống kênh phân phối giúp doanh nghiệp có quyền kiểm soát về chi phí và ngân sách phân bổ dễ dàng, giúp tăng phạm vi tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống kênh phân phối còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hiệu quả khi phân phối một sản phẩm mới trong hệ thống.

Tối ưu chi phí

Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng hơn

Doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống kênh phân phối lớn sẽ giúp dễ dàng tiếp cận tệp khách hàng của mình hơn, dễ dàng kiểm soát và đẩy cao tốc độ phổ biến của sản phẩm.

Muốn xây dựng hệ thống phân phối của riêng mình yêu cầu doanh nghiệp phải có tiềm lực về tài chính và khả năng nắm rõ thị trường. Bên cạnh đó, cần một hệ thống thiết kế và sản xuất sản phẩm đáp ứng tốt về nhu cầu mà khách hàng mục tiêu của bạn mong muốn. Vì lẽ đó mà hệ thống phân phối chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và khả năng tài chính dồi dào.

Tiếp cận khách hàng tốt

Hệ thống kênh phân phối mang tính chất dài hạn, không phải việc dễ dàng thay đổi trong một thời gian ngắn. Đặc biệt với xu hướng tiếp cận tới từng điểm bán lẻ như hiện nay thì việc tối ưu năng suất hệ thống phân phối là vấn đề các doanh nghiệp cần chú trọng.

Xem thêm: 5 khó khăn trong quản lý phân phối – Giải pháp cùng MasterPro.

Quản lý hệ thống phân phối

Khi doanh nghiệp thiết lập được hệ thống kênh phân phối ổn định thì việc tiếp theo là đưa ra cách thức tổ chức và quản lý kênh phân phối hiệu quả.

Quản lý hoạt động của nhà phân phối

Doanh nghiệp cần kiểm soát hoạt động bán hàng tại từng nhà phân phối để chủ động về thị trường. Tránh trường hợp quá phụ thuộc vào thông tin một chiều được cung cấp.

Các yếu tố để đánh giá hiệu quả của một nhà phân phối:

Hoạt động bán hàng: Yếu tố sẽ được thể hiện bởi doanh số bán hàng, tốc độ tăng trưởng. Khả năng hoàn thành chỉ tiêu.
Chỉ số tồn kho: Mức độ tồn kho trung bình bao nhiêu? Khả năng tính toán xử lý tồn kho tùy vào từng thời điểm như thế nào?

Quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng là bộ phận quan trọng của một hệ thống phân phối, giúp kết nối đơn vị sản xuất tới từng điểm bán lẻ trên thị trường. Tuy nhiên để có thể quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng không phải là việc dễ dàng

Sẽ có một vài vấn đề xảy ra như:

Không quản lý được nhân viên đang làm việc tại điểm bán nào
Một điểm bán có nhiều người phụ trách. Một điểm bán không đủ nhân viên làm việc.
Nhân viên làm giả dữ liệu về đơn hàng, tồn kho.

Giải pháp quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng là các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên. Khi doanh nghiệp quản lý chặt chẽ bộ máy nhân sự bán hàng thì lúc đó mới thực sự xây dựng được kênh phân phối hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý phân phối

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quản lý kênh phân phối bằng hình thức thủ công sổ sách, giấy tờ, file excel,.. Việc này thường gây ra các tình trạng

Kiểm soát thiếu đi tính đồng bộ, thông tin dữ liệu khó kiểm soát.
Nhân viên mất nhiều thời gian trong việc giới thiệu sản phẩm mới, kiểm hàng tồn kho,…
Không có sự kết nối giữa nhà sản xuất – điểm bán – nhân viên bán hàng.

Các doanh nghiệp đã giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kênh phân phối. Phần mềm không chỉ hỗ trợ giám sát đội ngũ nhân viên mà còn có rất nhiều các tính năng nâng cao. Góp phần thúc đẩy quá trình bán hàng và còn tạo tiền đề cho việc quản lý sau này khi kênh phân phối ngày càng mở rộng.